Một bộ chứng từ đầy đủ, thông tin khớp nhau là điều kiện quan trọng để làm thủ tục hải quan suôn sẻ. Danh mục cụ thể phụ thuộc loại hàng, loại hình xuất nhập khẩu và chính sách áp dụng, dưới đây là các chứng từ thường gặp.
Lưu ý: bài viết mang tính hướng dẫn chung và không thay thế quy định hiện hành. Hãy hỏi cơ quan hải quan hoặc đơn vị tư vấn để biết danh mục chính xác cho lô hàng của bạn.
Các chứng từ thường gặp
| Chứng từ | Vai trò |
|---|---|
| Hợp đồng mua bán | Thể hiện thỏa thuận giữa bên bán và bên mua, điều kiện giao hàng, thanh toán |
| Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) | Cho biết giá trị, số lượng, đơn giá hàng hóa, là căn cứ tính trị giá và thuế |
| Phiếu đóng gói (Packing List) | Mô tả cách đóng gói, số kiện, trọng lượng, kích thước |
| Vận đơn (Bill of Lading hoặc tương đương) | Chứng từ vận chuyển, thể hiện hàng đã được giao cho đơn vị vận tải |
| Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) | Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, dùng để hưởng ưu đãi thuế nếu đủ điều kiện |
| Giấy phép, giấy kiểm tra chuyên ngành | Cần có đối với hàng thuộc diện quản lý (ví dụ kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, giấy phép nhập khẩu) |
Những lỗi thường gặp
- Thông tin trên hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn không khớp nhau (số lượng, trọng lượng, tên hàng).
- Mô tả hàng hóa quá chung chung, khó xác định mã HS.
- Thiếu giấy tờ chuyên ngành khi hàng thuộc diện quản lý.
- Chứng từ bị sửa chữa, thiếu chữ ký hoặc không rõ nét.
Gợi ý chuẩn bị
- Thống nhất với đối tác nước ngoài về thông tin trên chứng từ ngay từ khi ký hợp đồng.
- Kiểm tra chéo các chứng từ trước khi lập tờ khai.
- Xác định sớm hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không.
- Lưu trữ bản sao đầy đủ để phục vụ kiểm tra khi cần.
Cần hỗ trợ rà soát bộ chứng từ? Xem dịch vụ khai báo hải quan hoặc liên hệ NTC Logistics.