Khai báo hải quan điện tử là việc doanh nghiệp (hoặc đơn vị được ủy quyền) gửi thông tin lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu lên hệ thống của cơ quan hải quan để được xem xét và thông quan. Dưới đây là các bước thường gặp.
Lưu ý: bài viết mang tính hướng dẫn chung. Quy định và biểu mẫu có thể thay đổi theo từng thời điểm và từng loại hàng. Hãy đối chiếu với hướng dẫn hiện hành của cơ quan hải quan hoặc liên hệ đơn vị tư vấn trước khi thực hiện.
1. Chuẩn bị bộ chứng từ
Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần có đủ chứng từ của lô hàng: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, hợp đồng (nếu có) và các giấy tờ khác theo loại hàng như C/O, giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành. Thông tin trên các chứng từ cần khớp với nhau.
2. Xác định mã HS và chính sách mặt hàng
Mỗi mặt hàng được phân loại theo một mã HS, từ đó xác định thuế suất và chính sách quản lý áp dụng (ví dụ có thuộc diện cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành không). Đây là bước dễ sai sót nên cần được xem xét cẩn thận.
3. Lập và truyền tờ khai
Thông tin lô hàng được nhập vào phần mềm khai báo hải quan điện tử và truyền lên hệ thống của cơ quan hải quan. Người khai cần kiểm tra lại số liệu trước khi truyền để hạn chế phải sửa đổi sau đó.
4. Nhận kết quả phân luồng
Sau khi tiếp nhận, hệ thống phân tờ khai vào một trong ba luồng: xanh, vàng hoặc đỏ. Mỗi luồng có mức độ kiểm tra khác nhau. Xem thêm bài Luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ là gì?.
5. Nộp thuế và các khoản phí
Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phí, lệ phí liên quan theo thông báo. Việc này cần được hoàn tất để lô hàng được thông quan.
6. Kiểm tra (nếu có) và thông quan
Tùy luồng, cơ quan hải quan có thể kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi đáp ứng yêu cầu, lô hàng được thông quan và doanh nghiệp tiến hành nhận hàng hoặc đưa hàng đi.
7. Lưu trữ hồ sơ
Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ và hồ sơ hải quan trong thời hạn theo quy định hiện hành để phục vụ kiểm tra sau thông quan khi có yêu cầu.
Khi nào nên nhờ đơn vị hỗ trợ?
Nếu bạn mới làm xuất nhập khẩu, lô hàng có mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc chưa chắc về mã HS, việc có người rà soát hồ sơ trước khi khai báo giúp giảm rủi ro sai sót. Tham khảo thêm về dịch vụ khai báo hải quan của NTC Logistics.